A közös képviselő feladatai
- A közösség ügyintézését a közös képviselő látja el.
- Közös képviselő jogkörében eljárva köteles a közgyűlés határozatait előkészíteni és végrehajtani, gondoskodva arról, hogy azok megfeleljenek a jogszabályok, az alapító okirat és a szervezeti-működési szabályzat rendelkezéseinek, minden szükséges intézkedést megtenni az épület fenntartásának biztosítása érdekében, közölni és beszedni a tulajdonostársakat terhelő közös költséghez való hozzájárulás összegét és érvényesíteni a közösség ezzel kapcsolatos igényeit.
- A közös képviselő a számviteli szabályok szerint köteles évenként költségvetési javaslatot készíteni.
- a közös tulajdonnal kapcsolatos várható bevételeket és kiadásokat költségnemenként,
- a tervezett üzemeltetési, karbantartási és felújítási munkákat, valamint
- a közös költséghez való hozzájárulás összegét – a tulajdonostársak nevének feltüntetésével -, a külön tulajdonban lévő lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek szerinti bontásban.
- A számviteli szabályok szerinti könyvvezetés és beszámoló alapján a közös képviselő köteles éves elszámolást készíteni.
- a tervezett és tényleges kiadásokat költségnemenként és a közös költség megosztásának a szervezeti-működési szabályzatban megállapított szabálya szerinti bontásban, ezen belül az üzemeltetési kiadásokat, valamint a karbantartásokat és a felújításokat az elvégzett munkák részletezésében,
- a tervezett és tényleges bevételeket források szerint, ideértve a közösség javára még nem teljesített – lejárt – követelések részletezését és a behajtás érdekében megtett intézkedéseket is,
- az a)-b) pont különbségének záróegyenlegét a pénzkészletek kezelési helye szerint részletezve,
- a közösség tulajdonát képező vagyontárgyak tárgyieszköz leltárát,
- a tárgyévhez tartozó, a közösség egészét terhelő kötelezettségeket, továbbá
- a közös költségekhez való hozzájárulás előírását és teljesítését – a tulajdonostársak nevének feltüntetésével -, a külön tulajdonban lévő lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek szerinti bontásban.
- Az éves elszámolás elfogadása esetén a közgyűlés a közös képviselő tárgyévi ügykezelő tevékenységét jóváhagyja.
- A közös képviselő köteles a közösköltség-hátralék megfizetése érdekében az adós tulajdonostárs határidő megjelölésével történő felszólításával, továbbá – ha a felszólítás eredménytelen – a bírósági fizetési meghagyás kibocsátásának kezdeményezésével kapcsolatos feladatokat ellátni.
- A közös képviselő a külön tulajdont érintő tulajdonosváltozás esetén – a tulajdonostárs kérésére – köteles írásbeli nyilatkozatot adni a közösköltség-tartozásról.
- Ha a tulajdonostárs vagy a volt tulajdonostárs, illetőleg a bérlő vagy a volt bérlő a közös költség tartozását, illetőleg a közüzemi szolgáltatásra, a központi fűtés- és melegvíz-szolgáltatásra fennálló díjtartozását kiegyenlítette, a közös képviselő a részére bejelentett és a tartozással összefüggő adatot haladéktalanul köteles törölni.
- A közös képviselő a hátralékos tulajdonostárs külön tulajdonának és a hozzá tartozó közös tulajdoni hányadának jelzáloggal való megterhelését rendelheti el, ha erre őt a szervezeti-működési szabályzat felhatalmazza. A jelzálogjog bejegyzésének elrendeléséről szóló közös képviselő rendelkezését közokiratba vagy ügyvéd által ellenjegyzett magánokiratba kell foglalni.
- Ha a bejegyzés alapjául szolgáló hátralékot kiegyenlítették, a közös képviselő a kiegyenlítést követő nyolc napon belül köteles a jelzálog törléséhez szükséges engedélyt kiadni; az engedélyt közokiratba vagy ügyvéd által ellenjegyzett magánokiratba kell foglalni.
- A közösség képviseletének ellátására a bíróság és más hatóság előtt is csak a közös képviselő jogosult.
- A közgyűlést a közös képviselő hívja össze.
- A közös képviselő az előírt határidőn belül közgyűlést köteles összehívni, ha azt az a tulajdonosok 1/10 tulajdoni hányadával rendelkező tulajdonostársak írásban kérik.
- A közgyűlésen meghozott határozatokról a közös képviselőnek valamennyi tulajdonostársat írásban, a közgyűlés megtartásától számított nyolc napon belül értesítenie kell.
- a közös képviselő felhívására az írásbeli határozati javaslatról a tulajdonostársak írásban szavazhatnak.
- Az írásbeli szavazás eredményét a közös képviselő a szavazásra megjelölt határidőt követő nyolc napon belül köteles a tulajdonostársakkal írásban közölni.
- A közös képviselő köteles a közgyűlés határozatairól és a határozatok végrehajtásáról nyilvántartást (Közgyűlési Határozatok Könyve) vezetni.
Közgyűlési Határozatok Könyve – évenkénti bontásban – a hitelesített közgyűlési jegyzőkönyv alapján tartalmazza:- a közgyűlés időpontját, a határozatképesség arányát,
- a megszavazott határozatok szó szerinti szövegét és a szavazáskor jelen lévő tulajdonostársak, illetőleg a tulajdonostárs által meghatalmazott személy nevét, és a tulajdoni hányad
- zerint leadott szavazatokat igen, nem, tartózkodott bontásban,
- a közgyűlési határozatok végrehajtásának módját és időpontját,
- a közgyűlési határozatok végrehajtásának elmaradása esetén ennek indokát.
- A közös képviselő köteles megőrizni a földhivatalhoz benyújtott alapító okirat és szervezeti-működési szabályzat egy példányát.
- A tulajdonostárs a közös képviselőnek köteles bejelenteni (ha azt a szervezeti-működési szabályzat előírja):
- külön tulajdona tekintetében a tulajdonosváltozást,
- lakcímét, az ingatlan-nyilvántartásban bárki által megtekinthető személyes adatát, illetőleg a jogi személy nyilvános adatát,
- a külön tulajdonát bérlő, használó személy (a továbbiakban: bérlő) b) pontnak megfelelő adatát,
- a külön tulajdonában lakó személyek számát,
- haszonélvezettel terhelt tulajdon esetében a haszonélvező személy nevét.
- A közös képviselő felhatalmazást kaphat, hogy a tulajdonostársak adatairól (előzőek szerint) nyilvántartást vezessen.
- A közös képviselő – ha a közgyűlés e megbízatása alól felmenti – köteles az új közös képviselő részére a megválasztásától számított harminc napon belül írásbeli jegyzőkönyv alapján, a társasházra vonatkozó összes iratot, az erről szóló teljességi nyilatkozattal együtt, átadni.
- a közös képviselőt a lakásában tervezett építkezésről értesíteni kell
- A közös képviselő ügyintézését bármikor ellenőrizheti a számvizsgáló bizottság.
- A közös képviselő köteles biztosítani, hogy a számvizsgáló bizottság a közösség pénzforgalmát havonként ellenőrzze
- A közös képviselő a közgyűlés elé terjesztett javaslatot, így különösen a költségvetést és az elszámolást, valamint a szervezeti-működési szabályzat által meghatározott értékhatár felett a bemutatott számlákat, véleményezés céllal a számvizsgáló bizottság elé köteles terjeszteni.
- A közös képviselő a közgyűlés határozata alapján társasház-kezelői tevékenységet is elláthat.
Feladatok általános jegyzéke
Feladata a tulajdonostársak nevében, a tulajdonosok megbízásából és felhatalmazásából ellátandó ingatlanvagyon kezelése a társasház közgyűlésének, a társasházról szóló törvény és más jogszabályok figyelembevételével hozott határozata szerint; a közösség képviseletének ellátására a bíróság és más hatóság előtt is; továbbá a közgyűlési határozatok végrehajtása és döntési jogkör gyakorlása mindazon ügyekben, amelyek nem tartoznak a közgyűlés hatáskörébe:
- Gazdasági, számviteli és pénzügyi tevékenység:
– éves költségvetési javaslat elkészítése a közgyűlési döntéshez,
– a tulajdonos közösköltség–hozzájárulásának kiszámítása az alapító okirat vagy szervezeti–működési szabályzat alapján, illetve közgyűlési jóváhagyása után annak közlése,
– a bankszámlákkal, pénztárral kapcsolatos könyvvezetési feladatok szakszerű ellátása,
– nyilvántartás vezetése a tulajdonosi közösköltség–befizetési kötelezettségről és a teljesítéséről,
– a közös tulajdon bérletek nyilvántartása, a bérlők részére bérleti díj közlés és a bérleti díj beszedése,
– a beérkező és kimenő számlák nyilvántartása,
– a végzett munkák, szolgáltatások számláinak kifizetése (utalványozása),
– a bankszámlák feletti rendelkezési jog gyakorlása,
– a likviditási helyzet folyamatos figyelése, tervezése,
– a munkabérek, a magánszemélyek megbízási és vállalkozási díjának számfejtése, kifizetése,
– APEH–bejelentkezés és adatmódosítások intézése,
– az adó– és társadalombiztosítási befizetési és bevallási kötelezettségek teljesítése,
– egyéb, és adózással összefüggő ügyek intézése (határozatok végrehajtása és annak nyilvántartása),
– az éves mérlegbeszámoló elkészítése,
– az éves elszámolás elkészítése és közgyűlés elé terjesztése,
– iratok, okmányok, bizonylatok megőrzése az irattárózás rendje szerint.
- Műszaki tevékenység:
– műszaki bejárások, javítási feladatok meghatározása,
– a szükséges építési–szerelési munkák megrendelése; a karbantartási, felújítási munkák elvégzéséhez kivitelezői árajánlatok beszerzése, a kivitelező munkáiról referenciák ellenőrzése,
– a tervszerű üzemeltetési és karbantartási munkákhoz az átalányszerződések megkötése,
– az elvégzett munkák műszaki ellenőrzése, átvétele, igazolása,
– külön megbízással a felújítási, illetve nagyobb karbantartási munkák elvégeztetéséhez műszaki szakvélemény megrendelése, szükség szerint műszaki ellenőr biztosítása,
– tűz–, érintés– és villámvédelemmel kapcsolatos szabványossági vizsgálatok elvégeztetése,
– az azonnali beavatkozást igénylő hibák elhárításáról gyors intézkedés.
- Jogi tevékenység:
– a törvényesség betartása és betartatása,
– a szervezeti–működési szabályzat javaslatának kidolgozása,
– a házirend javaslatának kidolgozása,
– a jóváhagyott házirend betartatása,
– munkaszerződés megkötése, munkáltatói jogok gyakorlása,
– megbízási, vállalkozási szerződések kötése,
– közös tulajdon bérleti szerződések kötése, bérbeadói jogok gyakorlása,
– eljárás a hátralékos tulajdonosokkal szemben (ügyvéd bevonásával),
– jótállási, szavatossági jogok érvényesítése (ügyvéd bevonása külön megbízással),
– eljárás a tulajdon védelme, birtokháborítása ügyében,
– jelzálogjog bejegyeztetése, nyilvántartása, törlése (ügyvéd bevonásával),
– társasház birtokbavétele, illetőleg közösképviselő–váltás esetén átadás–átvétel lebonyolítása jegyzőkönyvben rögzítetten.
- Szervezési tevékenység:
– a közgyűlés összehívásával és lebonyolításával kapcsolatos teendők ellátása és a közgyűlési anyagok elkészítése, irattárózása (meghívók, jelenléti ívek, meghatalmazások, megbízások, jegyzőkönyvek),
– a közgyűlési jegyzőkönyvek (határozatok) tulajdonosok részére biztosítása, a társasház döntése szerint,
– a tulajdonosok részére a félfogadás biztosítása,
– a tulajdonosok egymás közötti jó kapcsolatának segítése,
– a közgyűlés által választott bizottságok működésének elősegítése,
– a bizottságokkal való jó együttműködés biztosítása,
– munkavédelmi oktatás megszervezése a munkavállalók részére,
– munkáltatói jogkörben a munkavállalók kiválasztása (gondnok, házfelügyelő, takarító stb.), javaslattétel a tulajdonosok felé.
- Ellenőrzési tevékenység:
– a munkavégzések ellenőrzése,
– a házirend betartásának ellenőrzése,
– tűzvédelmi előírások betartásának ellenőrzése,
– közös tulajdonú bérbe adott lakás, helyiség rendeltetésszerű használatának ellenőrzése,
– a központi fűtést és melegvíz–szolgáltatást igénybe vevő fogyasztók fűtőberendezésének, hőfogyasztásának ellenőrzése,
– a közmű–fogyasztásmérők leolvasásának ellenőrzése.
Ha bonyolultabb jogi helyzeteknél, esetleg bíróságon képviselni, vagy jelentős kiadással járó felújítás végzésénél a közös képviselő mellett eseti megbízással ügyvédet, műszaki szakértőt, illetőleg műszaki ellenőrt is igénybe kell venni, a megbízások díját a társasház fizeti.
