Jegyzőkönyvvezetés és a hangfelvétel
A társasházi közgyűléseken kiemelt fontosságú, hogy az elkészült jegyzőkönyv mit és hogyan tartalmaz, hiszen a jegyzőkönyvek tartalmazzák a közös képviselő tevékenységét részben meghatározó határozatokat, és a közgyűlésen elhangzott, a napirendekkel kapcsolatos kérdéseket, azokra adott válaszokat és a hozzászólásokat.
Jegyzőkönyvet vezetni nehéz feladat. Egy jó jegyzőkönyv ideális esetben tartalmazza mindazt, ami a közgyűlésen elhangzik. Ilyen jegyzőkönyvet azonban helyben írásban vezetni lehetetlen.
Ajánlott és a Szommer és társa Bt. által már évek óta sikerrel alkalmazott módszert most a ..:[ Ni! portál ]:.. is ajánlja minden közös képviselőnek a figyelmébe.
Szommer Ferenc: az általunk kezelt társasházak közgyűléseire a meghívó mellé egy igen részletes beszámolót mellékelünk, hogy mindenki felkészülten érkezhessen a közgyűlésre. A közgyűlésen megjelentek szavaznak, hogy elfogadják-e a hangfelvétellel történő jegyzőkönyv-vezetést. Az esetek 99%-ában a közgyűlés elfogadja a hangfelvételt.
A közgyűlésen ezután megválasztásra kerül a levezető elnök, és a két jegyzőkönyv hitelesítő, ezek már hangszalagra kerülnek. A közgyűlésen helyben, a hangfelvételt készítő személy vezet egy olyan jegyzőknyvet, amely csak a közgyűlésen elfogadott határozatokat tartalmazza, a szavazati arányok feltüntetésével. Ezt a csak határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvet helyben a közgyűlés végén aláírásával látja el a közgyűlés elnöke, a jegyzőkönyv vezetője, és aláírásukkal a megválasztott jegyzőkönyv hitelesítők hitelesítik azt. Ezzel a közgyűlésen hozott határozatok alapján már másnap megkezdődhet a munka. A közgyűlés után elkészül a hangfelvétel alapján a hozzászólásokat is tartalmazó jegyzőkönyv, amely egy átlagos közgyűlés esetén körülbelül 10-20 nyomtatott oldalból áll. Elkészülte után a közgyűlés elnöke, a hitelesítők és a jegyzőkönyv-vezetője (a hangfelvétel készítője, és az alapján az írásos anyag elkészítője) aláírásukkal látják el az iratot. A hitelesítőknek lehetőségük van az elkészült jegyzőkönyv hangfelvétel alapján történő egyeztetésére is, ha valamivel nem értenek egyet.
Milyen a „viszony” a helyben fölvett és a később elkészült jegyzőkönyv között?
Szommer Ferenc: a két irat csak együtt érvényes, egymás mellékletei, de ez azt hiszem természetes, egyik hitelesített iratot sem lehet eldobni. A helyben fölvett, egy-két oldalas, csak határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvből küldünk a közgyűlés után másolatot minden tulajdonosnak. A törvény szerint bármely tulajdonos a jegyzőkönyvbe (ami alatt most a helyben fölvett és a hangfelvétel alapján készült jegyzőkönyveket együtt értem) betekintést nyerhet, illetőleg a másolási költség megfizetésével arról egy példány másolatot kérhet.
Mi lesz a hangszalag sorsa a későbbiekben?
Szommer Ferenc: a hangszalagot a társasházi törvényben foglalt 60 napos határozat-megtámadási határidő lejárta után megsemmisítjük. A hangszalagot harmadik személynek soha nem adjuk ki, még a társasház tulajdonosainak sem, így kerülhetjük el az illetéktelen kezekbe jutását, hiszen ez a hangfelvétel a társasházi közösségen kívül senkire sem tartozik. Miután az elkészült jegyzőkönyvet a hitelesítők aláírásukkal hitelesnek ítélnek, a hangszalag funkcióját veszti, hiszen a hitelesítők kinyilatkozták: a hangszalag és az írásos anyag tartalmában egyezik.
Milyen technikát használnak a hangfelvétel készítéséhez?
Szommer Ferenc: egyidőben két mikrofon veszi fel a közgyűlésen elhangzottakat. Egy nagy érzékenységű mikrofon közvetlenül az erősítőhöz és a felvételt készítő magnódeckhez csatlakozik, amely a közgyűlési terem „elején”, a közös képviselő és a közgyűlés elnökének asztala alőtt helyezkedik el, szemben a tulajdonosokkal, a másik pedig a terem közepén, általában fent, az emberek fölött „lóg”. Ez az utóbbi FM frekvencián közvetíti a jeleket az erősítőnek, így amolyan egyszerű térhangzással a legapróbb, leghalkabb hozzászólások is felkerülhetnek a szalagra.
Más a közgyűlés hangulata, amikor hangfelvétellel készül a jegyzőkönyv?
Szommer Ferenc: köszönöm kérdését, bevallom igyekeztem visszafogni, de gondolatban most elmosolyodtam kicsit. Válaszom az annyi, hogy igen, határozottabban nyugodtabb, céltudatosabb és megfontoltabb a tulajdonosi közösség, hiszen tudják, minden szó, ami elhangzik, hangszalagra rögzül. Volt, aki utólag kifogásolta a hangszalagot, mert sérti a személyiségi jogait. Ezzel kapcsolatban csak annyit szeretnék elmondani, hogy ez nem így van, hiszen a közösség a közgyűlés megnyitásakor ha elfogadja a hangfelvételt, akkor az azt jelenti, hogy hozzájárulnak a hangfelvétel rögzítéséhez, és kijelentik, tudnak róla, hogy a teljes közgyűlés hanganyaga rögzítésre kerül. Így utólag nincsen helye az ilyen kifogásoknak.
Szommer Ferenc a végén még mosolyogva hozzátette, hogy eddig csak olyanok reklamáltak utólag a hangfelvétel miatt, akiknek erkölcsileg és etikailag igen kifogásolható megnyilvánulásaik voltak a közgyűlésen.
N.
