Pályáztatni kell
Jelentősebb (közpénzekből megvalósuló) munkák esetében kötelező és ma már általános gyakorlat a kivitelezők versenyeztetése, pályáztatása. A vállalkozók versenyeztetése során a közbeszerzésről szóló 1995.évi XL. Törvény előírásait kell betartani. Hasonló, a társasházak esetében kötelezően alkalmazandó, illetve ajánlott formát, tartalmat rögzítő előírás nem került közzétételre. A törvényben előírtak a társasházak és egyéb más területek munkáinak vállalatba adásánál követendő mintaként, irányelvként alkalmazhatók.
Nem csak építési munkák vállalkozóinak kiválasztásakor, hanem a lakóközösség által igénybevett szolgáltatások döntéseinél is célszerű pályáztatást alkalmazni.
A lakóközösség működésében alapvetően fontos kérdés ki lássa el a közös képviselői feladatokat, ki legyen a társasház kezelője. E mellett nem szabad megfeledkezni a különböző – a működéshez szükséges – szolgáltatásokról sem: takarítási feladatok, felvonó karbantartási és ellenőrzési feladatok, fűtő- melegvíztermelő, esetleg nyomásfokozó berendezések üzemeltetési, karbantartási feladatai. De lehet a közösségnek eseti, vagy folyamatos szerződése ügyvéddel, könyvelővel is.
Minden döntés előtt célszerű ajánlatokat, pályázatokat bekérni. A pályázat kiírása lehet zártkörű (általunk megkeresettektől kérünk ajánlatokat), vagy nyílt (például újsághirdetés útján). A pályázatok bekérése előtt rögzíteni kell a lebonyolítás lépéseit: hidetmény, vagy ajánlatkérés módját, tartalmát, formáját; az ajánlattétel tartalmi és formai követelményeit; az ajánlatok felbontásának, elbírálásának, eredmény kihirdetésének, közzétételének módját; szerződéskötés körülményeit (jogosultság, forma, tartalom, ….). Minden esetben konkréten meg kell határozni az elvégzendő feladatot (ha szükséges szakértő bevonásával, vagy költségvetés készítésével), a feladat végrehajtásának helyi és időbeli korlátait.
A pályázatok értékelésénél javasolt a szakértői vélemények készítőjének bevonása is. Az ajánlatok közül nem célszerű automatikusan a legolcsóbb ajánlatot elfogadni. Érdemes megvizsgálni a beépítésre kerülő anyag minőségét (minőségi bizonyítvány mellékletet?), a vállalt minőségi teljesítés feltételeinek meglétét (rendelkezik-e a vállalkozó a megfelelő, illetve előírt képesítéssel, munkavégzéshez szükséges eszközökkel, engedélyekkel?), mi az alapja a vállalt garanciának? A vállalkozó korábbi tevékenységéről referenciákat kell kérni, azokat ellenőrizni. Milyen stabil a vállalkozás? Nem célszerű olyan ajánlat elfogadása, ahol nem biztosított a munka minőségi teljesítésének, garanciális kötelezettség vállalásnak az anyagi fedezete. Kellemetlen helyzetbe kerül az a megrendelő, aki a szerződés megkötése után nem tudja (csak esetleg bírósági úton) érvényesíteni a szerződésben vállalt kötelezettséget, a munka befejezését. Kellemetlen az is, ha a vállalkozás a pl. 10 éves garanciavállalás letelte előtt megszűnik.
Összességében a pályáztatás lebonyolításába fektetett energia (korrekt lebonyolítás esetén) többszörösen visszatérül, függetlenül attól, hogy az elvégzendő feladat eseti, vagy folyamatos, szellemi, vagy fizikai munka. Nem elhanyagolandó az sem, hogy a lakóközösség tagjai látják pénzük eredményét, a tulajdonosok jobban érzékelik ingatlanjuk szakszerű kezelésének eredményeit.
